При проведенні публічних закупівель питання строку дії тендерної пропозиції часто стає критичним як для замовників, так і для учасників торгів. Неправильне заповнення цього поля або недотримання вимог може призвести до автоматичного відхилення пропозиції, навіть якщо інші параметри повністю відповідають вимогам тендерної документації. У цьому матеріалі розглянемо ключові аспекти, які слід враховувати при встановленні строку дії пропозиції, її поданні та можливих наслідках для сторін процедури.

Нормативна база щодо строку дії тендерної пропозиції

Закон України «Про публічні закупівлі» визначає основи регулювання закупівельної діяльності, зокрема й строки дії тендерних пропозицій. У період воєнного стану регулювання доповнюється спеціальними положеннями, затвердженими постановою КМУ №1178.

Згідно із законом:

  • строк дії тендерної пропозиції — це період, протягом якого учасник зобов’язується дотримуватись умов своєї пропозиції;
  • замовник має вказати тривалість строку в тендерній документації;
  • строк не може бути меншим за 90 днів з дати завершення прийняття пропозицій.

Сама тендерна пропозиція подається через електронну систему закупівель шляхом заповнення відповідних полів та завантаження документів. Ці електронні поля мають перевагу над завантаженими файлами у разі розбіжностей між ними.

Типова ситуація: різні строки в документах

У практиці не рідкість, коли учасник зазначає різні строки дії в різних частинах своєї пропозиції. Наприклад, у завантаженому файлі може бути вказано 120 днів, а в електронному полі — 100 днів. Якщо ж у тендерній документації замовника вказано, що строк має становити 120 днів, така невідповідність стає підставою для відхилення.

Оскільки в системі Prozorro наразі немає технічної можливості виправити поле «строк дії пропозиції» після подання, це може створити труднощі навіть для добросовісного учасника.

Підстави для відхилення тендерної пропозиції

Замовник має право відхилити пропозицію, якщо:

  • строк дії пропозиції закінчився або не відповідає вимогам тендерної документації;
  • не виконано технічні вимоги щодо предмета закупівлі;
  • пропозиція перевищує очікувану вартість (за відсутності дозволу на перевищення);
  • допущено суттєві порушення відповідно до вимог документації.

Такі відхилення мають бути аргументовані у системі електронних закупівель.

Судова практика: що вирішують суди

Судова практика свідчить про важливість точного дотримання формулювань Закону. Верховний Суд у справі №120/14075/21-а зробив важливе роз’яснення: строк дії пропозицій обраховується не від моменту розкриття, а від дати завершення приймання заявок. При цьому, якщо замовник зазначив 180 днів (при мінімально допустимих 90), це не є порушенням — за умови, що відлік ведеться правильно.

Цей підхід дозволяє замовникам визначати довший строк, ніж передбачено мінімумом, якщо це обґрунтовано специфікою закупівлі.

Формальні (несуттєві) помилки: де межа?

Учасники торгів можуть припуститися помилки в оформленні пропозицій, які не впливають на їхній зміст. Такими помилками вважаються:

  • описки;
  • неправильне нумерування сторінок;
  • технічні неточності;
  • відсутність підпису на скан-копії документа, якщо оригінал завантажено.

Закон і Наказ Мінекономіки №710 визначають вичерпний перелік формальних помилок. Вони не є підставою для автоматичного відхилення.

Разом з тим, важливо не плутати формальні помилки з істотними, такими як неправильна вказівка строку дії тендерної пропозиції, оскільки це має безпосередній вплив на юридичну чинність поданої заявки.

Роль електронної системи Prozorro

Електронна система закупівель є ключовим інструментом у процесі торгів. Вона виконує функції:

  • приймання пропозицій;
  • збереження документів;
  • формування протоколів;
  • автоматичної публікації інформації на вебпорталі.

Важливо пам’ятати, що інформація, зазначена в електронних полях (а не у вкладених документах), вважається остаточною. Учасники повинні бути особливо уважними при заповненні цих полів, адже навіть несуттєве, на перший погляд, розходження може мати серйозні наслідки.

Практичні поради

Для замовників:

  • чітко прописуйте вимоги до строку дії у тендерній документації;
  • уникайте неконкретних формулювань або подвійного трактування;
  • передбачайте можливість продовження строку дії (згідно з законом).

Для учасників:

  • завжди перевіряйте відповідність строків дії в усіх частинах пропозиції;
  • не нехтуйте перевіркою автоматично заповнених полів;
  • у разі потреби — надайте замовнику лист з власної ініціативи про продовження строку дії пропозиції.

Строк дії тендерної пропозиції — це не просто технічна умова, а важливий правовий параметр, дотримання якого визначає допустимість участі у закупівлі. Недотримання вимог або помилки в цьому полі можуть вартувати компанії перемоги, навіть якщо всі інші документи бездоганні.

Правильне формування тендерної документації замовником та уважне ставлення учасника до деталей — запорука прозорої, законної й успішної процедури закупівлі.